À quoi sert le Conseil Jeunes ?

• Il permet la création d’activités récro-touristiques, culturelles, sociales, de loisirs et prévention, au goût des jeunes.

• Il permet la représentation et l’implication des différents groupes d’âge par l’expression de leur opinion.

• Il permet d’offrir un meilleur service pour répondre adéquatement aux besoins des jeunes selon leur âge, leur sexe et leurs intérêts.

Processus électoral

Mise en candidature

Le nombre de postes à combler est affiché de 3 à 4 semaines avant l’assemblée générale annuelle des jeunes. On demande ensuite aux jeunes de proposer des personnes qu’ils voudraient voir siéger sur ce C.J. et qui répondent. Selon eux, aux critères de sélection. On invite aussi les jeunes à se proposer eux-mêmes s’ils en ont envie.

Maintien de la candidature

Par la suite, on vérifie auprès des personnes qui ont été proposées si elles sont réellement intéressées à faire partie du C.J. et si elles sont admissibles. C’est-à-dire que le ou la candidat(e) doit être présent(e) à l’Assemblée générale annuelle des jeunes, être citoyen(ne) de Shawinigan-Sud et être âgé(e) entre 12 et 17 ans. Si un jeune a 17 ans mais qu’il aura ses 18 ans au cours de son mandat, il lui sera alors possible de fréquenter la Maison des jeunes malgré ses 18 ans. Cependant, avant l’acceptation de sa candidature, la Maison des jeunes doit s’assurer qu’il obtiendra ses 18 ans à l’intérieur des trois derniers mois de son mandat uniquement. Le membre, du C.J. de l’année précédente, qui veut se représenter doit lui aussi passer au vote.

Élections

Si le nombre de candidatures est supérieur au nombre de personnes requises, on passe au vote. Un bureau de scrutin ainsi que des bulletins de vote sont préalablement préparés pour pouvoir procéder à vote secret. Les jeunes votent pour tous les groupes d’âges, et non pas uniquement pour élire leurs représentants. C’est pourquoi tous les noms sont inscrits sur le bulletin et clairement identifiés quand au groupe d’âge auxquels ils appartiennent.

Responsabilité des membres du C.J.

• Être présent et participer aux réunions

• Respecter les autres

• Écouter les idées des autres sans jugement

• Respecter ses engagements (effectuer les tâches demandées en temps et lieu)

• Être ponctuel et organisé lors de ses (tâches)

• Respecter la confidentialité

• Représenter son groupe d’âge ainsi que l’ensemble des jeunes et ce, sans aucune discrimination

• Partager avec les autres jeunes ce qui a été apporté au C.J. (sauf pour les éléments confidentiels(s) en les consultant et en allant chercher leur opinion.

• Être ouvert et accepter les idées des autres

• Être critique (constructif)

• Commenter les idées des autres

• Être objectif (ne pas favoriser ses amis)

• Présenter la volonté de relever des défis

• Prendre toutes les notes correctement en ce qui concerne le ou la secrétaire et les remettre à la personne responsable

Pouvoir des membres du C.J.

Représentatif

Les jeunes siégeant sur le conseil jeunes représentent les autres jeunes membres de la maison des jeunes. Ils peuvent ainsi présenter, questionner ou évaluer les activités.

Consultatif

Les idées sont proposées au C.J. qui discute, se consulte et échange sur le sujet avant de prendre des décisions.

Décisionnel

Concernant les activités, services et autofinancements, les jeunes participent à la planification. Le conseil de jeunes collabore à la programmation et s’implique à la réalisation.

Représentants au Conseil d’administration

Lors de la première réunion du nouveau Conseil jeunes, deux représentants sont nommés à l’interne pou devenir membre du Conseil d’administration de la Maison des jeunes.

Ces deux jeunes sont responsables de faire le lien entre le C.J. et le C.A. Ils ont comme devoir de représenter la totalité des jeunes fréquentant la Maison des jeunes. Ils doivent être présents à toutes les réunions du C.A. et du C.J et représenter activement les jeunes lorsqu’en vient le temps. Ils doivent informer le C.J. des décisions prises lors des réunions du C.A. ainsi que proposer des idées apportées lors du dernier C.J.

Déroulement des réunions

Réunion post-élection

Il y a une courte rencontre avec les membres élus pour déterminer la date de la première réunion ainsi que pour remettre et signer le document des membres du conseil de jeunes.

Première réunion

La première réunion est importante puisqu’elle constitue un moment unique où les jeunes doivent être mis en confiance. Il est primordiale de prendre un temps pour faire connaissance et pour établir les objectifs du C.J. La première réunion se veut le moment de faire connaître à tout le fonctionnement des réunions.

Responsabilités avant les réunions

L’animateur :
- Appeler les jeunes quelques jours avant la réunion par chaîne téléphonique
- Préparer l’ordre du jour et le procès verbal de la dernière réunion
- Placer la salle
- Accueillir les jeunes
- Préparer le matériel nécessaire (documents, photocopies)
- Préparer les questions et les commentaires à apporter en réunion
- Voir à ce que les jeunes aient eux-mêmes préparés leurs questions et commentaires

Les jeunes :
- Préparer un compte-rendu des tâches effectuées
- Préparer ses questions et commentaires
- Apporter ses dossiers
- Apporter les points à rajouter à l’ordre du jour
- Continuer la chaîne téléphonique

Responsabilités pendant la réunion

Il est important de commencer à l’heure et de respecter, autant que possible, le temps alloués pour chaque point à l’ordre du jour. Ne traiter que d’un sujet à la fois pour empêcher les idées de se mêler. L’opinion de tous est demandée. Il faut distribuer les tâches et élaborer la composition des sous-comités s’il y a lieu. Quand la réunion est terminée, la date de la prochaine réunion doit être fixée et les principaux points à l’ordre du jour doivent être déterminés pour la réunion suivante. Le ou la secrétaire doit être choisi(e) et un court retour sur la réunion doit être fait pour recueillir les impressions et les sentiments sur le déroulement en plus des commentaires et des suggestions pour un meilleur fonctionnement.

Après la réunion

Maintenant que tout est terminé, il faut replacer la salle et s’attaquer aux tâches qui ont été distribuées. De plus, l’animateur doit faire le procès verbal et préparer un bilan de ce qu’il y avait à faire, de ce qui a été fait et de ce qu’il reste à faire.

Présence aux réunions

Il doit y avoir une présence de 50% plus 1 pour qu’une réunion ait lieu, ce qu’on appelle un quorum. L’animateur ne fait pas partie de ce quorum, ce qui signifie qu’il faut être 5 jeunes et l’animateur pour pouvoir faire la réunion. L’animateur n’a pas droit de vote, mais a tout de même son mot à dire dans la prise de décision.

Les présences sont prises à chaque réunion. Les personnes qui ne peuvent être présentes doivent avertir au moins 24 heures à l’avance de leur absence à la réunion et motiver celle-ci.

Il peut y avoir une concertions avec les membres du conseil de jeunes lorsqu’un membre a 3 absences aux réunions non-motivées. La sanction peut aller jusqu’à l’expulsion du C.J. selon l’avis des autres membres. De plus, un membre doit être présent à au moins 8 réunions du C.J. durant l’année afin de bien remplir son mandat.

Fréquence

Les réunions sont mensuelles. Il peut y avoir la possibilité de faire des rencontres en sous-comités plus souvent ce qui permettra de faire avancer le travail plus rapidement et efficacement.

Durée

Les réunions sont d’une durée approximative d’une heure à une heure trente.

Processus de la prise de décision

1- S’assurer que toutes les informations ont été notées et comprises par tous

2- Voir à ce que tout le monde discute de leur point de vue sur le sujet

3- Établir une proposition de vote, de décision unanime ou de consensus. Cette proposition doit être secondée par un autre membre

4- Distribuer les tâches (qui fait quoi, où, quand, comment)

5- Exécuter les tâches

6- Évaluer le processus et les résultats obtenus